RSS
Syndicate content

Menyusun Dan Merumuskan Tugas-Tugas Pengurus Kelompok Tani

Sumber Gambar: http://picasaweb.google.com
Kelompok tani merupakan suatu organisasi, sehingga memiliki struktur organisasi dengan kelengkapan yang terdiri dari: Ketua kelompok, Sekretaris, Bendahara serta seksi-seksi sesuai dengan kebutuhan. Jumlah seksi dalam satu kelompok tidak dibatasi tetapi disesuaikan dengan perkembangan dan jenis aktivitas dalam kelompok tersebut. Kelompok tani yang baik adalah kelompok yang memiliki aturan-aturan dan memiliki tugas dan tanggung jawab baik pengurus ataupun anggota. Aturan-aturan tersebut adalah hasil kesepakatan bersama dan harus pula ditaati. Serta harus ada sangsi bagi yang melanggarnya. Proses penyusunan aturan atau tugas-tugas pengurus dilakukan melalui musyawarah anggota kelompok tani. Aturan kelompok tersebut serta tugas-tugas kelompok dapat dirubah atau ditambah sesuai dengan keperluan dan tingkat perkembangan kelompok tani tersebut.

Struktur organisasi kelompok paling tidak terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi yang disesuikan dengan kebutuhan. Dalam menyusun struktur organisasi perlu dipertimbangkan jumlah anggota yang akan dilayani, artinya semakin besar jumlah anggota yang akan dilayani, maka struktur organisasi/kepengurusan akan semakin lengkap. Juga tergantung dari jumlah pelayanan, terutama pelayanan keuangan seperti simpan pinjam kepada anggota, semakin besar jumlah pelayanan kepada anggota maka semakin dibutuhkan ketelitian sehingga diperlukan tenaga yang lebih banyak.

Berdasarkan struktur organisasi maka tugas-tugas masing-masing pengurus adalah sebagai berikut :

Tugas Ketua Kelompok antara lain mengkoordinasikan, mengorganisasikan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan kelompok, dengan rincian sebagai berikut : memimpin rapat pengurus, memimpin rapat anggota, menandatangani surat menyurat, mewakili kelompok dalam pertemuan dengan pihak lain dan memimpin pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Apabila diperlukan dapat juga dipilih wakil ketua dengan tugas antara lain mewakili ketua bilamana ketua berhalangan dalam melaksanakan tugas-tugasnya serta melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh ketua sebatas ruang lingkup tugas-tugas ketua tersebut.

Tugas Sekretaris Kelompok bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi kegiatan non keuangan dengan rincian sebagai berikut : mencatat segala keputusan penting dalam setiap rapat, menindaklanjuti hasil-hasil rapat, menyampaikan hasil-hasil rapat dengan cara membuat notulen dan disampikan dalam rapat berikutnya, membuat dan menyimpan serta menyampaikan hasil notulen rapat kepada pengurus, membuat undangan-undangan, menyiapkan surat menyurat dan pengarsipannya, membuat laporan-laporan (laporan bulanan, laporan tahunan). Apabila diperlukan dapat di tunjuk wakil sekretaris dengan tugas antara lain mewakili sekretaris bilamana sekretaris berhalangan dalam melaksanakan tugasnya dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh sekretaris sebatas ruang lingkup tugas-tugas sekretaris tersebut.

Tugas Bendahara Kelompok bertanggung jawab menangani seluruh kegiatan administrasi keuangan kelompok dengan rincian tugas sebagai berikut : menerima pembayaran atas nama kelompok dan menyimpannya dengan baik, melakukan pembayaran atas persetujuan ketua kelompok, menyimpan dan memelihara arsip transaksi keuangan, menyelenggarakan dan memelihara administrasi keuangan kelompok dan menyusun laporan keuangan secara berkala (bulanan dan tahunan).
Tugas Seksi-Seksi dalam Kelompok. Sesuai dengan keperluannya kelompok dapat menetapkan beberapa seksi. Sebagai contoh seksi simpan pinjam. Seksi ini mempunyain tugas melayani anggota yang akan menyimpan atas meminjam uang dan mencatatnya dalam buku simpan pinjam, melakukan pencatatan penerimaan dan pembayaran kegiatan simpan pinjam dalam buku kas simpan pinjam serta membuat laporan bulanan dan laporan tahunan untuk kegiatan simpan pinjam. Seksi non simpan pinjam. Seksi ini mempunyai tugas antara lain melayani anggota dalam kegiatan non simpan pinjam, merencanakan dan mengusulkan kepada ketua tentang pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan anggota, melakukan pencatatan tentang barang anggota kelompok dalam buku pengadaan barang serta membuat laporan bulanan dan tahunan untuk seksi yang bersangkutan. Untuk seksi-seksi lainnya dapat dirumuskan tugasnya sesuai dengan kesepakatan dalam rapat pengurus.

Hak dan Kewajiban Anggota. Setiap anggota kelompok tani mempunyai hak dan kewajiban. Adapun hak tersebut antara lain : berhak untuk menyampaikan usul/saran/pendapat kepada pengurus baik dalam rapat maupun diluar forum rapat, memilih dan dipilih menjadi pengurus kelompok, memperoleh pelayanan yang sama sesuai bidang kegiatan yang dilakukan dalam kelompok, serta memperoleh manfaat baik berupa keuntungan material yang diperoleh dari berkelompok tersebut. Sedangkan kewajiban anggota kelompok antara lain mematuhi aturan-aturan atau kesepakatan dalam kelompok, mematuhi keputusan-keputusan rapat, hadir dan aktif pada setiap rapat-rapat anggota (rapat 2 mingguan, rapat bulanan, atau rapat-rapat lainnya), membayar iuran-iuran (iuran bulanan, iuran pokok dll), aktif memanfaatkan pelayanan yang di selenggarakan oleh kelompok serta wajib tanggung renteng jika ada sesuatu kejadian dalam kelompok yang diakibatkan oleh ketidak sengajaan.

(Ir. Amirudin Aidin Beng, MM, Penyuluh Pertanian Madya. Sumber : Penguatan Kapasitas Kelompok, Departemen Pertanian, Badan Pengembangan SDM Pertanian 2005)